Jogi tájékoztató

Adatkezelési és adatvédelmi tájékoztató

1. Adatkezelő elérhetőségei

Fontos jogi elhatárolás (adatfeldolgozói minőség)

Társaságunk a főtevékenysége (bérszámfejtés, könyvelés és HR adminisztráció) során a Megbízó partnerei munkavállalóinak adatai tekintetében jogilag adatfeldolgozónak minősül. Ezen tevékenységünk során a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit a Megbízó (mint Adatkezelő) határozza meg, a NumerusPro Kft. kizárólag a felek között létrejött Adatfeldolgozói Szerződés (GDPR 28. cikk) és a vonatkozó jogszabályok alapján, az Adatkezelő utasításai szerint jár el. Jelen Adatkezelési Tájékoztató kizárólag azon folyamatokat szabályozza, amelyek során Társaságunk saját maga határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit, azaz adatkezelőként jár el.

2. Fogalmak, az adatkezelésre vonatkozó elvek, jogalapok

2.1. Fogalmak

Jelen tájékoztatóban használt adatkezelésre vonatkozó fogalmakat, kifejezéseket a GDPR rendeletben meghatározottakkal összhangban használjuk. Ezek közül kiemeljük az alábbiakat:

• „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ.
• „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége (gyűjtés, rögzítés, tárolás, felhasználás, továbbítás, törlés stb.).
• „adatkezelő”: aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.
• „adatfeldolgozó”: aki az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
• „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

2.2. Személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek

A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”). Gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen („célhoz kötöttség”). Az adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”). Pontosnak és naprakésznek kell lenniük („pontosság”). Tárolásuknak csak a célok eléréséhez szükséges ideig szabad megtörténnie („korlátozott tárolhatóság”). Megfelelő technikai vagy szervezési intézkedésekkel biztosítani kell a biztonságukat („integritás és bizalmas jelleg”). Az adatkezelő felelős a megfelelésért („elszámoltathatóság”).

2.3. Az adatkezelés jogszerűsége (jogalapja)

A személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha az alábbiak valamelyike teljesül: az érintett hozzájárulását adta (a) pont); szerződés teljesítéséhez szükséges (b) pont); jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (c) pont); vagy az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (f) pont).

3. Egyes adatkezelésekre vonatkozó tájékoztatás

3.1. Kapcsolatfelvétel

3.1.1. Kapcsolatfelvétel a Társaság weboldalának kapcsolatfelvételi űrlapján keresztül

Cél: Az Ön által megadott elérhetőségein kapcsolatba léphessünk Önnel, kérését teljesíthessük, kérdését megválaszolhassuk.

Jogalap: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerint az Ön önkéntes hozzájárulásán alapul (checkbox bepipálásával). A hozzájárulás bármikor visszavonható.

Adatkezelés időtartama: A kérdés megválaszolásáig, kérése teljesítéséig vagy a hozzájárulás visszavonásáig. Elmaradásának következménye: nem lehet az űrlapon keresztül kapcsolatba lépni velünk, de irodánkban személyesen is állunk rendelkezésre.

3.1.2. Kapcsolatfelvétel e-mail üzenet, postai levél vagy telefonhívás útján

Cél: A megkeresések megválaszolása és a kapcsolattartás biztosítása.

Jogalap: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján az Adatkezelő jogos érdeke (mivel a megkeresést Ön indította, elvárható a válaszadás).

Adatkezelés időtartama: A megkeresésben megfogalmazott igény teljesítéséig.

3.2. Ajánlatadás

3.2.1. Ajánlatadás weboldal kapcsolattartási űrlapján keresztül

Cél: Szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó ajánlat elkészítése és megküldése.

Jogalap: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti önkéntes hozzájárulás.

Adatkezelés időtartama: Amennyiben nem kerül sor szerződéskötésre, az ajánlati kötöttség végéig vagy a hozzájárulás visszavonásáig.

3.2.2. Ajánlatadás személyes, telefonos, elektronikus vagy egyéb úton történő megkeresés alapján

Cél: Ajánlat kidolgozása a bérszámfejtési vagy HR szolgáltatásokra vonatkozóan.

Jogalap: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés megkötését megelőző lépések az érintett kérésére).

3.3. Marketing célú megkeresés (direkt marketing, hírlevél és szakmai anyagok)

Cél: A Társaság bérszámfejtési, HR és kapcsolódó tanácsadói szolgáltatásainak ajánlása, szakmai hírlevelek és jogszabályi változások összefoglalóinak elküldése.

Jogalap: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti kifejezett hozzájárulás. Leiratkozás a hírlevél alján lévő linkkel bármikor lehetséges.

Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig (leiratkozásig).

3.4. A NumerusPro Karrier oldalával kapcsolatos adatkezelés

A meghirdetett álláspályázatokra való online jelentkezés biztosítása saját weboldalunkon keresztül történik. A Karrier oldallal összefüggő specifikus adatkezelésről szóló részletes, önálló tájékoztatást a numeruspro.hu/karrier/adatvedelem oldalon találja meg.

3.5. Közösségi oldal működtetésével összefüggő adatkezelés

Társaságunk elérhető a Facebook és LinkedIn platformokon szakmai hírek, jogszabályi változások és aktualitások megosztása céljából. Jogalap: önkéntes hozzájárulás (követés/like). Az adatokat saját belső rendszerünkben nem rögzítjük.

3.6. Cookie-k (sütik) kezelése

A honlap hibátlan működéséhez szükséges (elengedhetetlen) sütik esetében a jogalap a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdekünk. Az analitikai, funkcionális és hirdetési célú sütik kezelése kizárólag a felhasználó önkéntes hozzájárulásán alapul, melyet a süti panelen bármikor módosíthat.

3.7. Számlázással kapcsolatos adatkezelés

3.7.1. Számla kiállításával összefüggő adatkezelés

Cél: Törvényes számlázási kötelezettség teljesítése.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) c) pont szerinti jogi kötelezettség (Áfa tv. 169-170. § és a Számviteli törvény 169. §).

Adatkezelés időtartama: A számviteli bizonylatokra kötelezően előírt 8 év. Címzettek: Adatfeldolgozók, Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV).

3.7.2. Elektronikus számla megküldése e-mailben (természetes személy vevő esetén)

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a) pont szerinti kifejezett hozzájárulás az e-számla elektronikus továbbításához.

3.7.3. Elektronikus számla megküldése e-mailben (jogi személy vevő esetén)

Jogalap: Amennyiben az e-mail cím természetes személy nevét tartalmazza, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdek a gördülékeny számlázás és pénzügyi egyeztetés biztosítására.

3.8. Szerződéses kapcsolattartói adatok kezelése (B2B ügyfélkapcsolati adatkezelés)

Cél: A szerződéses partnerekkel (vállalkozásokkal) való hatékony, professzionális üzleti együttműködés és kommunikáció biztosítása.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont — a felek kölcsönös jogos érdeke a szerződés gördülékeny teljesítéséhez.

Adatkezelés időtartama: Az üzleti kapcsolat fennállásáig, vagy a szerződés megszűnését követő jogi elévülési idő végéig.

3.9. Ügyfélátvilágítás a pénzmosás elleni törvény szerint (Pmt.)

Cél: A könyvviteli és adótanácsadói/bérszámfejtési tevékenységet végzőkre kötelezően alkalmazandó 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) szerinti ügyfél-átvilágítási kötelezettségek maradéktalan teljesítése.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont szerinti jogi kötelezettség.

Adatkezelés időtartama: A törvényben előírt 8 év (amely hatósági megkeresésre legfeljebb 10 évig meghosszabbítható).

Következmény: Az adatszolgáltatás megtagadása esetén a jogszabály alapján a NumerusPro Kft. köteles megtagadni az üzleti kapcsolat létesítését, vagy köteles azt azonnal megszüntetni.

3.10. Követeléskezelés, jogi igények érvényesítése

Cél: Lejárt vevőkövetelések behajtása, fizetési felszólítások küldése, jogi igények érvényesítése eljárások során. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) pont (jogos üzleti érdek). Időtartam: a követelés megtérüléséig vagy elévüléséig.

4. Adatok továbbítása, címzettek, adatfeldolgozók

A Társaság az Európai Unión kívüli harmadik országba nem továbbít adatokat, kivéve ha jogszabály vagy az érintett kifejezett hozzájárulása azt szükségessé teszi (GDPR 49. cikk).

4.1. Igénybe vett adatfeldolgozók

5. Adatbiztonság és incidenskezelés

Személyes adatai tárolása vírusvédelemmel, tűzfallal és erős, egyedi jelszóval védett dedikált szervereken, míg a papíralapú bizalmas iratok tárolása szigorúan kulccsal zárható szekrényekben történik. A béradatokhoz és egyéb személyes adatokhoz a szervezeten belül kizárólag az illetékes, titoktartási nyilatkozatot aláírt bérszámfejtő és könyvelő munkatársak férhetnek hozzá. Esetleges adatvédelmi incidens esetén a Társaság a jogszabályoknak megfelelően haladéktalanul, de legkésőbb 72 órán belül bejelentést tesz a felügyeleti hatóságnak, és értesíti az érintetteket.

6. Az érintettek jogai

Önt a GDPR értelmében az alábbi jogosultságok illetik meg: hozzáféréshez való jog (másolat kérése), helyesbítéshez való jog, törléshez való jog (ha nincs más kötelező jogalap), adatkezelés korlátozásának joga, tiltakozáshoz való jog (jogos érdeken alapuló kezelés esetén), valamint az adathordozhatósághoz való jog. Kérelmét az info@numeruspro.hu e-mail címen nyújthatja be, melyet legfeljebb 1 hónapon belül megválaszolunk.

7. Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben Ön úgy ítéli meg, hogy a Társaság a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos törvényeket, panaszt nyújthat be a hatósághoz:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · Web: www.naih.hu

Emellett jogosult adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni. A perre a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék, vagy az Adatkezelő székhelye szerint a Fővárosi Törvényszék illetékes.